Define — Planning

Wat is een planning?

Definitie

---

Een planning is een werkdocument met alle activiteiten en taken om een project te realiseren, de voorziene tijdsbesteding en wie die moet doen. Het is een levend document, dat wil zeggen dat het aangepast wordt naar volgens de situatie evolueert.

De planning wordt doorgaans door een Projectmanager (of iemand die deze functie uitoefent) opgesteld.

De projectmanager maakt de planning op van de:

• activiteiten;
• resources (hulpmiddelen: projectmedewerkers, fondsen, infrastructuur, materiaal …);
• kosten.

Het planningsproces doorloopt deze fases:

1. Bepalen van de activiteiten.
2. Prioriteren van de activiteiten.
3. Tijdschatting maken van de activiteiten.
4. Planning opstellen.
5. Planning controleren.

Een planning maken

Activiteiten

De activiteiten worden bepaald door een Work Breakdown Structure op te stellen.

Definitie

---

Een WBS is een verzameling van alle activiteiten en taken die voor een project uitgevoerd moeten worden.

Doorgaans wordt een WBS in de vorm van een boomstructuur gemaakt, maar voor meer complexe projecten is een lijst aangewezen.

De WBS laat je toe om alle activiteiten in het project te groeperen zodat een helder overzicht ontstaat van alle stappen die in het project doorlopen worden.

De mijlpalen (Eng.: milestones) en deliverables van een project zijn een goed vertrekpunt om een WBS op te stellen.

Prioriteren

In de WBS wordt een volgorde gegeven aan de activiteiten op basis van prioriteit. Hiervoor moet je ook rekening houden met de onderlinge afhankelijkheid van de activiteiten.

Tijdschatting

Je kan de tijdsschatting maken met deze formule (uit de PERT-techniek):

$$t_V = {t_O + 4 × t_M + t_P \over 6}$$

• $t_V$ is de verwachtte tijd.
• $t_O$ is de optimistische tijdschatting.
• $t_M$ is de meest waarschijnlijke tijdschatting.
• $t_P$ is de pessimistische tijdschatting.

Parkinson’s Law

---

“[…] work expands so as to fill the time available for its completion.”

— Cyril Northcote Parkinson¹ (auteur en zeevaarthistoricus)

Uiteraard is dit geen echte wet, want het is niet gebaseerd op wetenschappelijk onderzoek. Het is wel een intuïtieve vaststelling met een zekere bron van waarheid die je misschien al zelf persoonlijk ervaren hebt. Als er meer tijd is dan strikt noodzakelijk dan hebben veel mensen de neiging om bijvoorbeeld trager te gaan werken, of om meer werk te doen dan noodzakelijk, of hogere kwaliteit af te leveren dan nodig. Het komt er dus op neer om niet meer tijd dan nodig te voorzien voor een bepaalde taak en tijd die nodig is om onvoorziene omstandigheden op te vangen buiten de duurtijd van de taak te houden.

Opstellen

Het Gantt-diagram is een grafische methode voor planning en controle, waarbij men een project opsplitst in afzonderlijke taken en schat hoeveel tijd elke taak zal vergen. Deze informatie wordt vervolgens in een schema weergegeven en overgebracht op sleuvenborden, waar men verticaal per activiteit (per project) klasseert en horizontaal de tijd weergeeft.

In tegenstelling met wat men zou denken, wordt er achteruit geteld (‘backward scheduling’ of retroplanning): de tijd waartegen het project klaar moet zijn, hetzij omdat de klant een deadline gesteld heeft, hetzij omdat er vervolgprojecten wachten, wordt als vertrekpunt genomen. Dan bepaalt men de standaardtijd die nodig is om de nodige bewerkingen uit te voeren. Als men dan nog rekening houdt met het aantal te presteren uren, en de productiecapaciteit, dan kan men gemakkelijk berekenen op welk tijdstip de activiteit moet starten om tijdig klaar te zijn.

Tip

---

• Microsoft Project
• GanttProject
• GanttPro

Controleren

Soms loopt een project vertraging op.

In zijn boek The Mythical Man-Month (1975) stelt de voormalige IBM software-ingenieur Fred Brooks dat mankracht toevoegen aan een softwareproject met vertraging tot nog meer vertraging zal leiden.

Brooks’s Law

---

“Adding manpower to a late software project makes it later.”

— Frederick P. Brooks, Jr.² (professor aan de Universiteit van North Carolina in Chapel Hill)

Op het eerste zicht lijkt deze vaststelling – een echte wet is dit uiteraard niet – misschien paradoxaal, maar zijn beroemde aforisme verklaart het nader:

Citaat

---

“The bearing of a child takes nine months, no matter how many women are assigned.”

— Frederick P. Brooks, Jr.³ (professor aan de Universiteit van North Carolina in Chapel Hill)

In de praktijk moeten nieuwe werkkrachten zich in een project inwerken. Ze moeten training en ondersteuning krijgen waardoor hun bijdrage op korte termijn een minimaal of zelfs negatief effect heeft.

1. Parkinson, C.N. (1955, November). Parkinson’s Law. The Economist, Online Extra. ↩

2. Brooks, F.P., Jr. (1975). The Mythical Man-Month: Essays on Software Engineering (p. 25). Reading, Massachusetts: Addison-Wesley Publishing Company. ↩

3. Brooks, F.P., Jr. (1975). The Mythical Man-Month: Essays on Software Engineering (p. 17). Reading, Massachusetts: Addison-Wesley Publishing Company. ↩